18 сентября 2017      155      0

Как назначить ответственного за трудовые книжки — образец приказа

В каждой организации должно быть лицо, ответственное за ведение, хранение и заполнение трудовых книжек. Данное лицо назначается приказом директора. Именно это лицо вправе принимать и выдать личные трудовые документы персонала. 

Основным документом каждого работающего гражданина является трудовая книжка. Именно она считается официальным подтверждением того, что человек осуществляет трудовую деятельность. В ней указываются все трудовые периоды ее владельца.

В процессе трудоустройства сотрудник обязан передать книжку специалистам отдела кадров. Если ранее у человека не было этого документа, работодатель оформляет ее сам. Хранением, заполнением и ведением трудовых книжек занимается определенный сотрудник организации, на которого возлагается ответственность за их сохранность. Для того чтобы назначить сотрудника на эту должность, необходимо издать соответствующий приказ.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец — скачать.

Если ответственного не назначить, то данные обязанности автоматически ложатся на руководителя организации.

Особенности оформления приказа о назначении ответственного

Унифицированной формы заполнения данного приказа не существует, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Выбором ответственного сотрудника занимается непосредственный руководитель компании.

В обязательном порядке в приказе должна присутствовать следующая информация:

  • наименование документа и организации;
  • номер и дата создания бумаги;
  • ФИО и должность назначаемого сотрудника;
  • ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнять полномочия ответственного лица за ведение личных документов работника во время его отсутствия по некоторым причинам (болезнь, отпуск);
  • величина возможной доплаты;
  • ФИО, расшифровка и подпись директора предприятия;
  • подписи лиц, чьи данные указаны в приказе.

Данный вид приказа о назначении может быть составлен на обычном листе бумаге или специальном бланке компании. После издания он обязательно регистрируется в журнале, в котором отмечается информация и всех документах, касающихся основного вида деятельности организации.

Сотрудник, назначающийся на должность ответственного лица трудовые книжки, берет на себя ответственность за хранение и контроль над документацией.

Важно отметить, что выдача трудовых книжек сотрудникам запрещена.

Если возникают ситуации, при которых может потребоваться этот документ, специалист может предоставить ему заранее заверенную копию. В качестве исключения выступает только один случай – предоставление бумаги в Пенсионный Фонд. Часто его сотрудники могут требовать оригинал данного документа для оформления пенсий. При этом оригинальная документация выдается под письменную расписку. В остальных случаях выдача строго запрещена.

Сотрудник, на которого возлагается ответственность за хранение трудовых книжек, должен вести документацию учетного характера. Кроме этого в его обязанности входит ведение книги учета. Так же его полномочиями является выполнение всех других функций, связанных с движением трудовых книжек.

Должное хранение этого документа – достаточно важный критерий. Это связано с тем, что в трудовой книжке указывается не только место и период работы, но и общий стаж.

Период отсутствия ответственного сотрудника

В случае отсутствия по определенным причинам лица, ответственного за сохранность трудовых книжек, его полномочия передаются сотруднику, который указан в приказе в качестве его заместителя.

Во время замещающей деятельности работник должен провести ряд мероприятий:

  • принятие имеющейся документации по специальному акту;
  • проверка состояния и правильности заполнения книги учета;
  • проверка наличия всех трудовых книжек, указанных в акте;
  • определение причины отсутствия документов, если это уместно.

Согласно действующему законодательству, все мероприятия, проводимые с трудовыми книжками, должны происходить под контролем руководителя организации. Ответственный сотрудник отвечает только сохранность, учет и ведение документации.

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Свежие записи
Рубрики

© 2018 Все документы · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено
Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru